Méthode et outils pratiques pour améliorer la gestion du temps

POURQUOI ET COMMENT DOIT-ON GÉRER SON TEMPS ?

Gérer ou subir le temps ?

Nous vivons à l'ère de l'abondance de l'information et de l'immédiateté. L'urgence est érigée en principe, impose son diktat et empêche le salarié de s'attacher à travailler sur sa véritable mission. Le temps est subi plus qu'il n'est maitrisé et constitue un facteur aggravant de stress.

Conséquence, nous travaillons souvent à plusieurs tâches en même temps, sans prendre le temps de savoir si nous sommes réellement efficaces de la sorte. En effet, nombreux sont les psychologues à penser que le traitement multitâche perturbe la concentration, hache le travail et, à nouveau, engendre du stress. Une étude (0. Mayer) montre d'ailleurs que ceux qui passent en permanence d'une tâche à l'autre prennent 1,5 fois plus de temps pour réaliser deux tâches que ceux qui les traitent l'une après l'autre.

L’épuisement professionnel peut guetter la personne qui, tel un hamster dans une roue, court sans cesse en se perdant dans les tâches opérationnelles, sans réellement les discriminer selon leur importance respective. On ne sera donc pas surpris de voir que dans la gestion du temps, le principe de Pareto s'applique aussi, où seulement 20 % de notre activité génère 80% de nos résultats : une grande partie du temps est donc mal utilisée.

Améliorer la gestion de son temps

Les outils sélectionnés dans cet article visent à permettre de faire plus et mieux dans le même temps. Il est souvent indiqué qu'une meilleure organisation personnelle permettrait de gagner jusqu’à 30 % de productivité.

La démarche proposée pour gérer son temps se déroule comme suit :

D'abord, réalisez un autodiagnostic pour identifier ce qui vous « vole» du temps, en recensant ce que les autres font, mais aussi vos travers mentaux et vos habitudes inefficaces. De plus, la relation au temps repose sur un certain nombre de processus psychologiques qu'il est utile de connaitre pour éviter d'être prisonnier. L'un des premiers consiste à sortir de la tyrannie de l'urgence en apprenant aussi à pondérer ses tâches par un second critère fondamental, leur importance.

L'organisation du temps repose ensuite sur quatre principes-clés :

• La fixation d’objectif : l'organisation de votre temps doit d'abord être le reflet des objectifs que vous vous fixez... et qui sont trop souvent inexistants, ce qui aggrave le sentiment d'inefficacité : « mais à quoi ça sert tout ça » !
• La liste de tâches : c'est l'outil numéro 1 d'une gestion efficace pour libérer l'esprit et pouvoir ensuite regrouper les tâches par leur typologie.
•  La planification : pour gérer son temps, il faut le visualiser. La planification va vous inciter à structurer votre temps autour d'activités essentielles pour votre mission (vos « grosses pierres»).
• La gestion des Interruptions pour ne plus laisser aux autres trop de pouvoir sur votre temps. 

LES VOLEURS DE TEMPS

Résumé de la démarche  

Pour gagner du temps (ou au moins l'optimiser) une des premières démarches doit consister à identifier les moments où vous en perdez. L'analyse d'un journal d'activité soigneusement rempli pendant une semaine peut se révéler riche d'enseignement.

Elle permettra notamment de mettre à jour vos voleurs de temps, c'est-à-dire les actions ou les personnes qui vous consomment anormalement du temps. L'analyse permet aussi d'identifier les fonctions qui font partie de votre fiche de poste, mais que vous auriez négligées.

Pourquoi l’utiliser

Ce n'est qu'en comprenant   exactement   la manière dont vous utilisez votre temps et ce qui vous pollue qu’il sera possible de minimiser les activités à faible valeur ajoutée et d'agir sur les sources de cette pollution. En tenant un  journal  d'activité  pendant  au  moins une semaine, vous objectiverez l'analyse de votre temps  et vous vous  obligerez à sortir temporairement  le «nez du guidon » pour  vous observer travailler.

La détermination de vos voleurs de temps à partir d'un journal d'activité est d'autant plus pertinente que vous avez déjà une certaine expérience de la fonction que vous occupe.

Comment l'utiliser : les trois étapes d'analyse de son temps  

1. Recueil. Créez une fiche activité par jour et complétez-la soigneusement. Votre objectif est d'avoir la photographie la plus précise possible de la manière dont vous utilisez votre temps chaque journée de la semaine. Notez notamment les durées et si vous avez été interrompu et par qui. 

2. Analyse quantitative. Une fois les cinq jours complétés, regroupez les tâches que vous avez faites selon le type d'activité auxquelles elles se rapportent administratif, suivi client, management, projet, production ... Calculez la durée totale que vous avez consacrée à chaque activité et matérialisez le tout sous forme de graphique.

3. Analyse qualitative. Sur la base des informations précédentes et au regard de vos notes sur vos fiches activité, répondez aux questions suivantes :

> Que font (ou non) les autres qui contribue à vous faire perdre du temps ? Quelle personne précisément ?

> Quelle tâche est particulièrement chronophage ? Pourquoi d'après vous ?

> Qu'est-ce qui explique selon vous que pour telle tâche ou activité vous consacriez systématiquement plus de temps ? Quel est le piège dans lequel vous avez tendance à tomber ?

Classez les réponses obtenues en deux colonnes, selon qu'elles dépendent des autres ou de vous. Identifiez parmi toutes ces réponses votre « top 3 », celles qui d'après vous ont le plus d'impact actuellement C’est sur celles-ci que vous allez devoir agir maintenant. 

BIEN GÉRER LA MATRICE URGENT/IMPORTANT

Résumé de la démarche

Le sentiment d'urgence, par bien des côtés, ressemble à une drogue : il nous absorbe complètement, nous fait sentir important et même crée des sensations excitantes qui conduisent à l’accoutumance. Comme toute drogue, les premiers moments passés, elle est destructrice sur le long terme.

Il est possible de se libérer de l'apparente tyrannie de l'urgence en apprenant à catégoriser les tâches selon un second critère, l'importance. La matrice dite d'Eisenhower, en catégorisant chaque tâche dans l'un des quatre quadrants, permet de les discriminer les unes par rapport aux autres et de mieux gérer son temps.

Pourquoi l'utiliser la matrice urgent/important ?

La matrice Urgent/ important a été popularisée par Stephen R. Cavey, auteur de nombreux best-sellers sur l'efficacité personnelle. Basée sur le constat que le temps est limité, la matrice invite    organiser son temps d'abord par rapport à ce qui est Important (pour soi) pour éviter d'agir constamment en « pompier ».

Nous vous invitons à commencer chaque journée de travail par la catégorisation de vos tâches du jour, en gardant ce même réflexe à mesure que de nouvelles tâches arrivent. 

Comment l'utiliser ?

1 - Listez vos tâches de la semaine, de la manière la plus exhaustive possible. SI vous avez une to-do list, le travail est déjà fait !

2- Catégorisez chaque tâche : Commencez par le critère de l'importance, ensuite, identifiez son urgence.

3- Organisez votre travail en traitant dans l’ordre les tâches les plus urgentes (U) et les plus importantes (I), puis les tâches moyennement urgentes (u) mais très importantes (I). Les autres tâches (moins importantes et moins urgentes peuvent être reportées, voire annulées si elles ne sont ni importantes ni urgentes.

Reportez vos tâches dans la matrice  ↓

FIXER DES OBJECTIFS: CANALISER SON ENERGIE ET SON TEMPS

Deux niveaux d'objectifs

Le philosophe Sénèque disait : « Il n'y a pas de vent favorable pour le marin qui ne sait pas où il va !» Pour se réaliser, notamment dans son métier, il est indispensable d'avoir une direction claire.

La fixation d'objectifs ne consiste pas simplement à dire« je veux». C'est un processus à deux niveaux où la direction initiale, source de motivation, est décomposée en une somme de réalisations qui nécessiteront du travail et des efforts. Ils sont absolument indispensables à identifier pour guider l'action au quotidien et pouvoir arbitrer entre ses priorités.

Pourquoi fixer des objectifs ?

Lorsqu'on parle d'objectif, une confusion se fait entre deux niveaux :

• l'objectif d'intention, qui décrit un futur idéal de manière vague, tel un vœu pieux ; il montre la direction.
• L’objectif de résultat, qui présente de manière précise et descriptive un résultat à atteindre ; Il constitue une étape pour réaliser l'objectif d'Intention.

Ainsi, se fixer des objectifs de résultats est indispensable pour canaliser efficacement son énergie et son temps.

Les objectifs sont trop souvent fixés de manière imprécise aux collaborateurs (surtout dans les services fonctionnels) : réappropriez-vous vos priorités en vous fixant vous-même des objectifs de résultats. 

Comment procéder ?

1. Identifiez votre objectif d'intention. Il est Indispensable de déterminer le « pour quoi » vous voulez réaliser cet objectif. Sans bonne raison, vous n'aurez aucune motivation et donc aucun intérêt à fournir un travail. Sans motivation, vous risquez d'abandonner à la première difficulté, d'être à la fois déçu et frustré.
2. Décliner votre objectif d’Intention en autant d'objectifs de résultat que nécessaire. Posez-vous la question : « les sont les étapes par lesquelles je dois passer pour réaliser cet objectif d’intention ? »
3. Découpez votre premier objectif de résultat en autant d'actions et reportez-les dans votre liste de tâches.
4. Prenez enfin le temps de reconnaître l'atteinte de chaque objectif de résultat ; à la fois pour observer le chemin parcouru, noter les progrès que vous avez pu faire et même vous offrir une « récompense » pour vous auto-encourager. 

LA LISTE DES TÂCHES: BIEN ORGANISER SON TEMPS

La liste de tâches est le premier outil d'une gestion du temps efficace. Pour paraphraser le titre d'un best-seller, elle seule vous permettra de« donner la priorité aux priorités». Et pourtant, c’est un outil qui est encore loin d'être utilisé par tout le monde.

Le temps passé à la compléter (10 minutes par jour en moyenne) est très vite amorti par une meilleure efficacité et une meilleure organisation, à condition de l'avoir toujours avec soi, à portée de main. Des logiciels existent, notamment pour vous permettre de garder constamment synchronisée votre liste des tâches entre votre ordinateur, votre smartphone et votre tablette.

Objectifs d'une liste des tâches

*Avoir la planification de ses tâches juste «en tête» est un important facteur de stress. En effet, la mémoire n'est pas Infaillible et certaines tâches seront obligatoirement oubliées, ce qui contribuera au retard.

*Utiliser une liste de tâche permet de vider son esprit, de s'assurer que rien n'est oublié et de mieux organiser son temps. Vous n'êtes plus pris au dépourvu par une tâche que vous vous rappelez au dernier moment, qui vous fait travailler dans l'urgence et sous stress.

Une liste de tâche est le meilleur compagnon de n'importe quel collaborateur en entreprise.

Comment l’utiliser ?

• Rituel quotidien. Comme le café du matin, vous devez prendre l'habitude de commencer votre journée par votre liste de tâches. Reportez-y les tâches de la veille non traitées et ajoutez-y celles du jour.
• Actualisation constante.  À chaque sollicitation (e-mail, téléphone, communication), notez immédiatement par quelle tâche cela se concrétise pour vous.  Notez y aussi vos Idées… Bref, tout ce qui vous passe par la tête tout au long de la journée.  À l’inverse, dès qu'une tâche est terminée. Rayez-la ; vous pourrez constater comme cette simple action peut être gratifiante !
• Catégorisation. Donner à chaque tâche son critère d’importance et d’urgence (I/i et U/u) pour mieux arbitrer votre temps. Vous pourrez ainsi identifier en un clin d'œil les tâches que vous pouvez reporter, déléguer ou supprimer...
• Polarisation. Prenez toutes les tâches très importantes (I) et très urgentes (U) et ordonnez- les pour la journée, tout en restant flexible.
• Autoanalyse. Partant du principe que l'on apprend aussi de ses erreurs, vous pouvez utiliser la liste de tâches pour vous améliorer. En consignant la durée estimée et réelle vous pourrez analyser le pourquoi de l'écart pour éviter qu'il ne se reproduise.

Méthodologie et conseils

Il n'y a pas de dogmatisme sur le format et le contenu idéal d'une to-do list: une feuille volante par jour, un cahier, la liste des rappels de Outlook ou Gmail... Peu importe le support, l'essentiel est que vous ayez le réflexe de l'actualiser constamment, pour vous vider la tête et pour noter l'avancement de votre travail.

Avantages d’une liste des tâches

La liste de tâches permet de gagner en capacité de concentration : votre esprit est débarrassé d'un parasitage, d'une recherche constante de ce que vous avez à faire (ou oublié de faire).

• Tenir une to·do list permet d'éviter de finir sa journée avec un sentiment terrible d'inutilité : « J'ai travaillé 10 h et j'ai l'impression de ne rien avoir fait ! » En effet, en matérialisant votre travail, elle permet de se valoriser à sa juste proportion et renforce donc l'estime de soi.
• Les personnes qui font des listes de tâches sont aussi perçues comme plus fiables par leurs collègues.

Puisqu’il y a peu de chance que vous ayez oublié quelque chose.

• Attention: une tâche peut en cacher une autre ! Comme pour les poupées russes, vous devez noter comme tâche la plus petite action élémentaire que vous aurez à réaliser. 

LA PLANIFICATION

La planification consiste à identifier votre temps disponible et à bloquer les créneaux temps nécessaires à des dates données pour atteindre vos objectifs. En développant le réflexe de matérialiser vos« grosses pierres» dans votre agenda, vous mettez toutes les chances de votre côté pour qu'à la fin de la semaine vous ayez pu avancer efficacement sur ce qui fait l'essence même de votre métier. En vous permettant de visualiser votre temps, la planification est un des moyens les plus efficaces pour éviter que votre organisation personnelle soit dépendante des autres, mais aussi de vos envies ou de vos réactions émotionnelles.

Pourquoi Planifier ?

L'agenda (papier ou électronique) est un outil indispensable pour gérer son temps.  En y recensant ses rendez-vous et principales activités de la semaine, il offre une vision d'ensemble qui permet de réaliser des arbitrages dans l''attribution de son temps.

Même si la liste de tâches permet de visualiser son quotidien, la planification hebdomadaire est nécessaire pour vous permettre d'anticiper plus que subir votre temps.

Comment gérer le temps grâce à la planification ?

• Commencez (ou finissez) chaque semaine en investissant cinq minutes pour votre planification hebdomadaire :
• Reportez d’une semaine sur l'autre vos «rituels », c'est à dire vos réunions d'équipe, points projet, entretien de reporting...
• Indiquez tous vos rendez-vous en face à face et ceux au téléphone aussi bien en interne qu'en externe. Notez dans votre agenda le lieu du rendez-vous ou le numéro de téléphone.
• Listez vos« grosses pierres ». Vos activités incontournables (importantes et urgentes) de la semaine et attribuez leur un ou plusieurs créneaux à chacune.
• Positionnez aussi des « rendez-vous avec vous même » (en les repérant éventuellement par un astérisque) pour bénéficier de plages de travail ininterrompues à forte productivité.
• Les   créneaux   disponibles   restants   vous indiquent le temps dont vous disposez réellement sur la semaine pour traiter votre liste de tâches (notamment celles notées importantes et urgentes). En général, le temps disponible restant s'élève à moins de 50 % de votre temps de travail.

Avantages de la planification

La planification vous permet de savoir ce que vous pourrez accomplir dans la semaine compte tenu du temps disponible. Elle vous évitera de prendre des engagements non tenables.

Précaution : Nous déconseillons de reporter dans votre agenda l'ensemble de vos tâches. Ce mode de fonctionnement tend à rigidifier votre temps et diminue de facto le temps disponible pour absorber les aléas quotidiens. 

LA GESTION DES INTERRUPTIONS

Les interruptions sont un des fléaux les plus importants en termes de productivité. En effet, en vertu de la loi de Carlston, une tâche prend d'autant moins de temps qu'elle peut être réalisée de manière ininterrompue. Heureusement, il est possible de contrôler ces interruptions pour éviter qu'elles ne dictent notre temps. Il s'agit pour cela d'adopter le «réflexe DQD» qui consiste en quelques questions (au moins trois) à circonscrire la demande pour analyser son importance relative et décider ou non d'y accorder du temps.

Dans la littérature, la notion de sollicitation est souvent présentée de manière métaphorique par un singe. Une sollicitation acceptée et c'est le singe de votre collègue qui vous saute sur l'épaule et qui vous empêche de vous localiser sur votre travail. En qualifiant précisément la demande, vous pouvez éviter de récupérer le singe.

Le réflexe DQD est encore plus Indispensable à mettre en œuvre lorsque vous travaillez sur un sujet qui demande de l'attention et de la concentration.

Comment gérer les interruptions grâce au réflexe DQD ?

*D-  Dissuasion.  Au-delà de votre comportement dans la situation, vous pouvez mettre en place des mesures pour éviter d'être dérangé. La meilleure dissuasion reste encore la porte du bureau fermée.  Mais tout le monde n'a pas la chance d'avoir son bureau. En open-space, convenez d'un code (une pancarte, un feu tricolore) entre collègues pour savoir qui peut être dérangé et quand. Pensez aussi à éteindre votre téléphone (portable).

*Q-  Questions. Les réponses que vous obtenez dépendent en partie de la qualité de la formulation de vos questions. N'hésitez pas à adapter vos questions types jusqu'à ce qu'elles donnent pour vous une réponse qui vous permette de décider de manière éclairée.

*D - Décision. Sur la base des réponses, préparez-vous à devoir dire non. En étant à la fois ferme et courtois, vous ferez comprendre que vous n'êtes pas disponible immédiatement pour traiter des tâches non urgentes et/ou non Importantes.  Votre non sera d'autant mieux accepté que vous l'accompagnerez d'une explication et éventuellement d'une alternative.  

Avantages :

Le réflexe DQD permet de rester focaliser sur son travail et donc de gagner en productivité. Il permet aussi« d'éduquer» vos collègues en leur montrant qu'il v a des moments où vous êtes disponible pour eux et d'autres non. 

Précautions

Evitez de tomber dans le piège du « sauveur» qui dit toujours oui à tout pour en tirer une valorisation éphémère, mais pénalise sa propre production personnelle. D'ailleurs si vous êtes manaqer, un de vos rôles consiste justement à aider vos collaborateurs à devenir autonomes plutôt qu'à faire à leur place.

Pour aller plus loin: